Att jobba smartare – inte hårdare: HR får ny roll genom AI
HR-avdelningar har länge behövt lägga mycket tid på rutinmässiga uppgifter och att besvara relativt enkla frågor. På IBM har en AI-assistent tagit över det tidskrävande grovjobbet och olika AI-agenter förenklar nu vardagen. Resultatet: HR har mer tid för strategiska frågor och egen utveckling – och medarbetarna får snabbare svar.
– Det skapar en helt annan energi i organisationen, säger Simona Scaravella, personalchef på IBM i Sverige.
Förr kunde en intern medarbetares flytt mellan chefer, som ett byte av tjänst mellan två avdelningar, innebära en kedja av mejl, blanketter och inte minst väntan, konstaterar Simona Scaravella.
Nu öppnar en chef chattfönstret, skriver: ”Jag vill flytta Anna till finans”, och den digitala HR-assistenten AskHR guidar hen genom hela processen. Lön, titel, avtal: allt faller på plats i bakgrunden. Det som tidigare krävde dubbelkoll, mejltrådar och manuella underskrifter är nu reducerat till ett par minuter framför skärmen.
Tid för strategi istället för byråkrati
Simona Scaravella som har jobbat på IBM i över 20 år, och idag är HR– och personalchef för den svenska organisationen, kan skriva under på att behovet av AskHR var och är stort. Hon minns tydligt ett möte hon hade för många år sedan då en av IBM:s ledare yttrade en mening som har stannat kvar hos henne sedan dess: ”Vi måste börja jobba smartare – inte hårdare.”
– Då kanske det kändes som en vision. Idag är det vår verklighet. Med hjälp av AI är det just detta vi gör, säger hon.
I praktiken hanterar AskHR nu över tio miljoner interaktioner per år och löser 94 procent av ärendena utan att de behöver skickas vidare till en mänsklig expert. På kuppen har IBM:s HR-avdelning kunnat minska sina kostnader med 40 procent – och lägga mer kraft på strategiska frågor såsom rekrytering, ledarskapscoaching och personalplanering
– För oss inom HR innebär att jobba smartare att vi frigör tid och fokus från administrativa uppgifter och istället lägger vår energi där den verkligen gör skillnad – på strategiska frågor, kulturarbete, talanghantering och vår egen kompetensutveckling. Det kan vi göra genom att använda AI-assistenten AskHR och andra AI-agenter som förenklar vår vardag. Med AI i verktygslådan kan vi ta steget från stödfunktion till strategisk partner och aktivt driva företagets utveckling framåt, säger Simona Scaravella, personalchef på IBM.
Hon lyfter fram ett konkret exempel på en vanlig situation som nu är betydligt lättare att hantera: när en medarbetare ska ta semester.
– Vanligtvis behöver du först ta reda på hur många semesterdagar du har kvar, vilket kan innebära att leta fram information i ett personalsystem – om det ens finns ett – och sedan genomföra flera steg i en ofta krånglig process. Det tar tid.
Men med ASKHR-assistenten räcker det att skriva: ”Jag behöver rapportera semester”
– Inom en minut och bara några klick är allt klart – och din chef kan godkänna ledigheten i samma system, lika smidigt, säger hon och fortsätter:
Det är ett enkelt exempel, men det finns många fler. Och poängen är tydlig: Tid frigörs.
Även för medarbetarna utanför HR-avdelningen har vardagen blivit betydligt enklare. I stället för att leta information i intranät och policydokument eller ställa frågan till en stressad HR-medarbetare, kan de nu få svar direkt via AskHR. Information om allt från semesterpengar till reseersättningar finns samlat i samma gränssnitt. Frågorna ställs enkelt och svaren kommer direkt, utan risk för olika tolkningar.
– Om du är säljare kan du ägna mer tid åt dina kunder. Om du är chef, får du mer utrymme att coacha och stötta dina medarbetare. Och för oss i HR betyder det att vi faktiskt kan arbeta smartare – och skapa mer konkret värde för verksamheten, säger Simona Scaravella.
Resultatet är dels att HR-arbetet blir både mer intressant och mer utvecklande, konstaterar hon:
Men kanske viktigast av allt: hela organisationen får mer utrymme för lärande, innovation och mänsklig kontakt – det som verkligen bygger framtidens arbetsplatser.
– AskHR innebär en extrem förenkling. Jag får svar direkt och sparar massor av tid. Samtidigt vet jag att HR får utrymme att arbeta med de mer komplexa frågorna.Det finns fortfarande många företag som använder manuella processer och Excel-ark för alla sina komplicerade HR-processer, och det är utan tvekan inte lika effektivt, säger Gisela Edendahl, försäljningsdirektör på IBM Sverige.
HR:s roll har förändrats
Bakgrunden till att IBM utvecklade AskHR är att HR-rollen har förändrats de senaste åren. Simona Scaravella beskriver det som att ökade krav på regelefterlevnad och växande förväntningar och krav på en arbetsplatsupplevelse i nivå med smidiga konsumenttjänster har gjort att HR fått fler och fler uppgifter.
– Idag är rollen mer komplex än någonsin, säger hon.
Men när AI tar hand om det administrativa kan HR alltså kliva fram som en mer strategisk partner. På IBM märks det i allt från ledarskapscoaching till planering av framtida kompetenser.
– Vi använder tekniken för att skapa mer tid för det som verkligen betyder något: människor. AI ersätter inte HR, det gör HR mer mänskligt, säger Simona Scaravella.
Förändringen syns också i siffrorna. Före AskHR låg HR:s Net Promoter Score – ett mått på nöjdhet – på +19. I dag är siffran +74 (vilket innebär att andelen ”ambassadörer” överstiger andelen ”kritiker” med 74 procentenheter).
– När du som medarbetare känner att du får hjälp direkt kan du lägga din energi på jobbet istället för att fastna i byråkrati, konstaterar Simona Scaravella.
Arbetslivet förändras – HR behöver leda utvecklingen
En global studie bland 1 000 HR-chefer pekar också på nyttan för HR-funktionen att använda AI. Bland de 537 som redan använder AI var effekten tydligast i snabbare svarstider och lägre personalomsättning efter tolv månader. Hälften av cheferna uppgav också att runt 40 procent av de nya kompetenskraven i HR-roller drivs av AI.
Utvecklingen inom AI har alltså redan förändrat HR-rollen. När tekniken nu påverkar allt fler andra yrkesroller är det viktigare än någonsin att HR ligger steget före och leder förändringen.
Enligt IBM:s analyser kommer nämligen mer än hälften av arbetskraften att behöva kompetensutvecklas för att klara AI-skiftet. Nya roller växer fram – från att analysera AI-data till att coacha chefer i hur verktygen bäst används.
– Vi är fortfarande i början. AI utvecklas snabbt, och vi testar hela tiden nya funktioner internt innan de rullas ut externt. Det gör att vi både får värdefull feedback och kan driva på förändringen i en trygg takt, säger Simona Scaravella.
IBM kallar det ”Client Zero” – att testa sina egna verktyg på sig själva först. AskHR används redan av drygt 90 procent av cheferna i organisationen, och utvecklas löpande med feedback från organisationen.
Enligt Simona Scaravella blir effekten tydlig: när HR kan stötta chefer, kan cheferna i sin tur vara mer närvarande för sina team. Och när medarbetarna får snabb hjälp kan de ge bättre service till kunderna.
– Det skapar en helt annan energi i organisationen. Det är där förändringen märks som mest.
