Effektivare HR med agentisk AI – så kommer ditt företag igång

EXTERN LÄNK: Boka en fördjupande bootcamp om agentisk AI

Under de senaste åren har IBM:s HR-avdelning genomgått en total förändring tack vare AI. Resan började 2017, långt innan de flesta andra företag ens tänkte på möjligheten att använda tekniken.

Orsaken var att man ville hitta en lösning på de många utmaningar som ofta finns inom HR, som innebar att medarbetarna lägger mycket tid på repetitiva administrativa processer. Ytterligare en utmaning man ville överkomma var att nya lagar och regler runt om i världen gjort arbetet med regelefterlevnad mer komplext.

– Allt detta var väldigt tidsödande. Många processer hängde dessutom samman, vilket gjorde det hela ännu mer komplicerat, säger Christina Jacobsson som är Innovationsdesigner, IBM Client Engineering.

Autonomt med agentisk AI

IBM:s svar på de egna HR-utmaningarna blev AskHR, en applikation som startade i liten skala men som med tiden har utvecklats till ett allt mer avancerat och intelligent verktyg, som enkelt integreras med de större HR-systemen. Nyligen bytte IBM från ett HR-system till ett annat, men då AskHR och dess gränssnitt mot användaren var densamma, blev transformationen inte lika omfattande.

Det tog 7 år för IBM att utveckla den AskHR som finns idag, inklusive ett byte av ett HR-system. Tack vare den resan kan IBM återanvända all den kunskap, erfarenhet och den tekniska lösningen för att hjälpa sina kunder att implementera liknande på mycket kortare tid. Ett exempel är AskIT, en supportfunktion för IBM:are, som byggdes på 100 dagar.

– Det finns i dag nästan 90 automatiseringar inbäddade i AskHR, och fler är på väg. På grund av detta kan chefer lösa HR-uppgifter 75 procent snabbare än tidigare, säger Christina Jacobsson.

Det som utmärker AskHR är dess agentiska AI-förmåga: systemet kan hantera återkommande HR-ärenden, komma ihåg tidigare interaktioner och ta nästa steg i processen utan att användaren behöver styra varje detalj. Till skillnad från traditionella verktyg, som kräver manuella instruktioner, erbjuder AskHR en mer självgående och sammanhängande upplevelse – alltid med mänsklig kontroll i grunden.

Effekten har blivit att processer kring bland annat rekrytering, kompetensutveckling och befordringar går betydligt snabbare än tidigare. Och uppgifterna utförs i rätt ordning och enligt rätt regelverk.

– Det här har ökat vår produktivitet och sparat både chefer och anställda värdefull tid, som de nu kan lägga på mer avancerade uppgifter, säger Christina Jacobsson.

Resultatet talar för sig självt. Under 2024 hanterade AskHR mer än 11,5 miljoner interaktioner, varav 94 procent gjordes inom plattformen. Det betyder att endast 6 procent av ärendena dirigerades till en specialiserad HR-partner för hjälp.

Så kommer man igång

Genom att först förändra sin egen HR-avdelning har IBM inte bara visat vad som är möjligt utan även byggt upp den kunskap som krävs för att hjälpa andra, konstaterar Christina Jacobsson.

På hennes avdelning, Client Engineering, samarbetar IBM:s experter direkt med kunderna för att snabbt utveckla, testa och implementera tekniska lösningar på verkliga affärsutmaningar. Genom tvärfunktionella team hjälper Christina Jacobsson och hennes kollegor företag att snabbt omsätta idéer till fungerande prototyper och lösningar.

Modellen bygger på ett nära samarbete med kunden genom hela processen, anpassat efter deras förutsättningar. Från första workshopen till den färdiga lösningen.

– Målet är att sänka tröskeln för att komma igång och visa att transformationen inte behöver vara tekniskt komplicerad och med vår erfarenhet som vi gärna delar med oss av, kan man komma igång snabbt, säger Christina Jacobsson.

Hon lyfter fram att transformationen börjar med att man vågar ta det första steget.

– För att kunderna ska förstå värdet av förändringen erbjuder vi en kostnadsfri workshop där vi förklarar processen och möjligheterna och tillsammans bygger en agentisk AI-applikation.

En som har deltagit på en sådan här workshop och tagit med sig nyttiga erfarenheter är Therese Åkesson, som är HR-chef på jakt- och friluftsspecialisten Engelsons.

– Det är värdefullt att få ta del av den resa IBM gjort. Den inspirerar och väcker nya tankar om hur vi kan börja ta oss an HR transformation och AI-teknologi, hos oss. Det är ett otroligt bra initiativ för att få fler med på banan framåt och för att avdramatisera en stor fråga, säger hon.

Även Jennie Johansson, som är Talent Partner på Stena Recycling, är nöjd med workshopen.

– Ett värdeskapande och inspirerande tillfälle som visade hur Agentisk AI kan bli ett kraftfullt stöd i HR-arbetet. Dagen var fylld av insikter, erfarenhetsutbyten och framtidsspaningar, säger hon.

Steget efter workshopen är att IBM:s Client Engineering erbjuder en kostnadsfri pilot för att testa AI-lösningarna i liten skala som visar på värdet för just kundens verksamhet – innan kunden tar steget och gör en investering.

– Vi fokuserar på ett eller flera specifika HR-områden och utformar piloten utifrån kundens förutsättningar, säger Christina Jacobsson på IBM. Men HR är bara ett område där agentisk AI kan göra stor skillnad. Vi ser positiva resultat från genomförda piloter inom IT-förvaltning, ekonomi och kundtjänst.

Stor potential med agentisk AI

Piloten tar bara 4-6 veckor och resultaten från den används för att mäta effekten och även värdet av investeringen.

– Det handlar om att eliminera administrativa steg i processer och frigöra tid så att medarbetarna kan fokusera på rätt saker och mer avancerade uppgifter. Sedan vi startade vår egen AI-resa har nöjdheten bland HR-medarbetarna dessutom ökat med 55 punkter, från 19 till 74. Det visar hur värdefull transformationen varit i vår organisation. Vi har kunnat nå nya nivåer av effektivitet, säger Christina Jacobsson.

Utvecklingen av agentisk AI fortsätter och IBM ser en stor potential för tekniken inom HR. AI-drivna agenter väntas i framtiden kunna hjälpa företag att fatta bättre beslut, förutsäga kompetensbrister och identifiera nya tillväxtmöjligheter.

– Det här är bara början. Utifrån den resa IBM har gjort med AskHR har nu alla våra kunder möjlighet att ta del av lärdomarna, produkterna och det slutgiltiga värdet. Vi ser en stor potential för agentisk AI inom HR, säger Christina Jacobsson.

EXTERN LÄNK: Boka en fördjupande bootcamp om agentisk AI